The myth of being professional

/in /by

“Oh, I’m just fine.” 

When we ask how one is doing, this is often the cliché answer. However, most times it is a facade.

Feelings of frustration exist but they are not openly addressed or even actively suppressed.

Having been active in corporate environments for almost 20 years in the role as trainer intervening in teams and coaching professionals one-on-one, I come across this kind of masquerade frequently.

Being professional seems to be:

           Be strong! 

           Do not show your emotions! 

           Be ready. 

           Know everything. 

           Be in control! 

The corporate acting of ‘we are doing fine’ (while in fact they are not) breeds stress, distrust and is killing innovation and cooperation. In the end hurting the bottom line.

As a coach I get a call when this is clearly not working. For example when a team is underperforming. Or when a specialist is promoted to a new level of leadership and needs development of his/her people skills. In these cases it is acknowledged that an impartial outsider will be of help. People involved experience the downside of their counterproductive behaviors and communication. Natural tendency is to put blame outside themselves. They are in the dark how to do or behave differently.

“Vulnerability is weak” as the underlying believe, seems predominant in most corporate cultures.

Emotions are there to be managed.

Authentic behavior is censored.

Communication is filtered.

But what happens?

  • When sincere feedback in a team is being given?
  • When authentic communication is being stimulated?
  • When people get the time to reflect in all honesty on their own (professional) lives?
  • When ownership is being taken and responsibility is embraced?
  • When someone stops running with the handbrakes on?

When one becomes free of their judgments?

The following two cases are examples taken out of my coaching practice:

Case 1)   The team wanting to become more effective

The request: We need to get our team aligned urgently or we will not reach the targets set. The international management team has two new people, who have been recently promoted into this team. These two do not like the management aspect of their new role and they seem to be not good at it. In their opinions discussing strategically and long term is seen as a waste of time and they dislike the inefficiency of the process. Moreover, they feel it is taking them off the ‘real work’ they have to do.

Before the intervention this was unknown to the rest of the team and not even completely clear for the two people themselves. They felt that is was unsafe to state their doubts in the group. On top of that first being promoted and later acknowledging that you do not like your management role, calls for realistic self-reflection.

Looking in the mirror with brutal honesty and step over our dented ego.

Deal with the fear of rejection: “What might others think of me?”.

For most of us it is not easy to be open about our doubts and fears. Especially in a corporate company with high standards on so called ‘professionalism’ and strive for upward development.

This led to team meetings where people felt disengagement and increased frustration. There was a lack of commitment and follow-up on decisions taken. As long as these personal issues were not addressed, the discussions kept going off the rails and trust was being broken again and again.

The solution: a bespoke program of team off-sites and individual training over a period of 8 months. In the teambuildings – as part of the program – we created a safe environment in which all team members could openly address their doubts and desires. Making the team aware that mastering conflict and disagreement is instrumental to growth as the team. Making all team members aware that upholding the professional image of ‘being in control, or knowing it all’ is a façade, a mask many people are hiding behind. Learning how to give each other constructive feedback and deal with conflicts. Providing them with the experience of just being with some one who is open and vulnerable. Listening to each other’s doubts, mistakes and life events and build on the bonding that creates. Helping them see that immediate advice can be counterproductive. Helping them see that individual judgements limit true cooperation. Providing them with crystal clear objectives, tasks and a communication structure. Liberating them from forms of self-doubt.

The result: the team manager said : “We have taken a big step in becoming a high performing team. Roeland’s style of leadership through the meetings was insightful. He was not afraid to address the key difficult issues and hold a mirror up to our discussions. We still reference on how much we learnt of each other as individuals and continue to build on this program.”

A team member about the personal development training ‘Momentum’: ”I recommend it to anyone who wants to unlock their potential.”

Are you curious to see how your own team performs against high-performing teams? We developed a free team benchmark, which you can find here. The test takes 5 minutes and provides you with clear direction for your team growth.

Case 2)   The leader wanting to become more impactful.

A leader wants to become more effective in dealing with his international team. It turns out that the request for coaching was caused by the lack of progress one person in the team seemed to make. When probed in the coaching session, the leader shouted out in anger “This person just does not want to change! I have tried everything!”.

The solution: make him aware of his deeper drives of his own behavior and communication. Make him see the power of acknowledging his/her own responsibility in creating the difficult behavior. Making him see the prices he pays in his personal and professional life as a result of his ‘wanting to be right’. Provide him with deep insight on his reasons why he is so action oriented and rational. Provide clarity in his sense of being out of control, especially when feelings are involved. Putting him back in the driver seat of his own thoughts and feelings. Let him experience the deep sense of empathy with others and himself and going through the liberating effects. Provide him with the tools to sustain his learnings and develop a culture in his team, where people really grow and new leaders can arise.

The result: a professional human being; more open, funny and effective. And a father who spends more time with his wife and kids and lives a healthier life. Resulting in being a more effective leader.

My own lesson.

More than 15 years ago I got my own feedback. I took part in a personal development training. Part of my learning goal was to develop my ability to provide direct and confrontational feedback to my trainees. I knew I was good at connecting and inspiring the flame of energy in others. I thought I needed to learn to be tough. I drew the drawing below representing my learning goal, whereby the hammer represented the ‘toughness’, the bubble my professional image, and my heart my flame to inspire others. The experienced senior trainer saw through me; he said: “The only thing you have to learn, is that your heart is your hammer.”

I couldn’t understand it fully then, or I was scared to apply it. It took 10 years to really understand. I know now it is the key to everything.

Do you know your pitfalls of upholding the image of being the ‘good professional or manager’?

Do you believe that you could be more heart driven in your (business) life?

Here are 10 tips to go beyond your professional image in your life and help others letting go of it:

1-   Ask how people are doing. Take the time to get beyond the superficial answer ‘Oh, I’m doing just fine”. Listen. Dig deeper than normal. Delay your judgement. Have a sincere interest in the other person.

2-   Start growing to become comfortable with the discomfort of being with someone who is emotional. Delay your advice. Be emphatic. How? Watch this video in which empathy is beautifully explained in 2,5 minutes.

3-   Express your own feelings. Be open about your own mistakes and doubts (even when this is scary). Especially if you are in a leadership role.

4-   Develop your EQ fitness. Develop your sensitivity and expand your emotional vocabulary. Focus on the subtleties in emotional expression of others and yourself. In other words, become more fit in giving words to feelings.

5-   Actively give compliments.

6-   When in a confrontation, stop arguing and making your point and actively ask yourself: “What is the other seeing that I might be missing?”

7-   Evaluate every meeting you have and ask for feedback. Ask through when you notice an emotional response within yourself.

8-   Ask your partner for honest advice: he or she will know…

9-   Ask yourself often: What is my part in this situation and what can I do differently?

10- Walk in nature more often. The oxygen flow and movement allows your brain to digest what you have been experiencing. You become more attentive and happier afterwards. You think this is fluffy new age stuff? Read the scientific proof here.

Doe wat telt: 3 valkuilen waardoor je niet toekomt aan wat er toe doet

/in /by

“Hoe gaat het?”

“Goed hoor, druk”

We zeggen het zo vaak zonder er bij na te denken, maar telkens bevestigen we de associatie tussen ‘druk’ en ‘goed’. Druk zijn is een statussymbool geworden. Wie niet druk is doet niet mee.

Niet dat druk zijn slecht is. Het zijn vooral hoe we de dingen aanpakken dat ons druk maakt. Even eerst die mails lezen, snel reageren op een telefoontje en dan naar de meetings waar onze aanwezigheid vereist lijkt. De dag vliegt voorbij. Natuurlijk zijn we druk, maar zijn we ook bezig met de urgente én belangrijke dingen? Vrijwel nooit.

Door de clutter van kleine en urgent lijkende taakjes schuiven we de belangrijke zaken vaak vooruit. Dit heeft het zeldzaam vervelende resultaat dat je het gevoel krijgt én druk te zijn, én niet alles af kunt krijgen.

Bekend scenario? Ongetwijfeld. En de voornemens je deze keer wél te focussen op hoofdzaken? Vast meermaals de revue gepasseerd.

Waarom we ons zo moeilijk aan die voornemens kunnen houden is eigenlijk vrij eenvoudig. We zijn als mensen gemaakt om ons goed te voelen, en liefst meteen. Direct reageren op een impuls voelt heel productief. Elke actie die we ondernemen om de spreekwoordelijke berg aan taakjes weg te scheppen voelt als een directe beloning. Het ‘envelopje’ van een gelezen email zegt eigenlijk: “zo, je bent goed bezig”. Voor je gevoel heb je al best weer wat werk verzet.

Dit patroon van reageren doorbreken is lastig. Het vereist een flinke dosis discipline en doorbijtend vermogen. Even de beloning uit stellen. Kiezen wat echt belangrijk is en dáár je tijd aan besteden. Een planning maken en je hier aan te houden. Voor het eerst in tijden voel je dan weer even complete rust. En dat is het allemaal waard.

Valkuil 1: Direct je marshmallow opeten

In de jaren ’60 voerde Walter Mischel het Stanford Marshmallow Experiment uit. Het idee was simpel: schotel kinderen een marshmallow voor, laat ze tien minuten alleen en beloof ze dat ze een tweede marshmallow krijgen als jij terugkomt en ze hem nog niet hebben opgegeten. Het resultaat laat zich wel raden: op een enkeling na verdiende niemand een tweede marshmallow. Benieuwd hoe dit eruit ziet? Bekijk hier het filmpje.

Eerlijk is eerlijk, kinderen blijven natuurlijk kinderen en zijn net iets minder vatbaar voor logische argumenten dan volwassenen. Wanneer jij en ik voor dit dilemma zouden staan, is de kans groot dat wij de verleiding wél zouden weten te weerstaan. Wij kunnen planmatig de beloning uit stellen. En toch blijven de meeste mensen in hun werk nog steeds voor de directe beloning vallen en eten ze direct de marshmallow zelf op. Natuurlijk gaat het nu niet meer om marshmallows, maar om emails of om schijnbaar dringende telefoontjes. Het principe blijft echter staan. Je houdt alles in de lucht, maar je komt geen stap verder met wat écht belangrijk is om jouw team of organisatie echt versneld te doen groeien. Decennia ouder, maar geen steek wijzer.

Valkuil 2: Je ziet de urgentie niet in belangrijke dingen

Belangrijke dingen zien we vaak als lange termijn, en zetten we zodoende op de lange baan. We doen ze wel als we er aan toekomen en tijd overhebben, toch? Helaas. Na tientallen gebroken nieuwjaarvoornemens zou je beter moeten weten. Zolang je geen stappen onderneemt om te veranderen blijf je in het patroon zitten waar je nu in zit. Sporten en gezond eten?: “Ach, dat kan ook morgen”. Ben je te druk en heb je weinig tijd voor je familie? Dan blijft dat zo. Zit je vast in een baan waar je niet gelukkig bent? Slecht nieuws, dan blijf je daar ook zitten. Betekent dat dan ook dat je niet kunt veranderen? Natuurlijk niet, maar als je verwacht dat je omgeving verandert voor jou in plaats van andersom, gaat er weinig gebeuren.

Dat is de reden waarom voornemens meestal niet werken. Als je wacht op een externe factor (zoals bijvoorbeeld een jaarwisseling) dan is de wil om te veranderen niet sterk genoeg. Waarom zou je anders vandaag al niet beginnen? Het is heel simpel, als je nu niet begint, begin je nooit. Het excuus dat je hebt om het vandaag nog even uit te stellen, is net zo geldig als het excuus dat je over een dag, maand of jaar hebt.

Valkuil 3: De aap jouw schouder bieden

We hebben het al ingecalculeerd. Een collega die even binnenvalt met een vraag is geen probleem, je baas die nog even een actiepuntje toespeelt, we vinden het allemaal heel normaal. Je bent tenslotte loyaal, flexibel en bovenal professioneel, toch? Maar hoeveel tijd houd je nog over om écht en belangrijk werk te verzetten? Werk dat alleen jij kan doen.

Vaak is het vooral een kwestie van nee durven verkopen. Zie een probleem of taak van een ander als een aapje zittend op een schouder. Als iemand met zijn aapje op je af komt, is zijn doel om te zorgen dat het aapje overspringt naar jouw schouder. Dan is het ineens jouw probleem, terwijl je wel betere dingen zou moeten doen. Het is aan jou om die aap te laten zitten waar hij zit. We zijn het te normaal gaan vinden om uit vriendelijkheid ‘even mee te denken’, zodat we allerlei taken op ons nemen die niet eens de onze zijn.

Hoe dan wel?

Kijk eens naar het werk dat je op een typische werkdag neerzet. Je kan je taken in twee categorieën verdelen; belangrijk en urgent. Omdat taken dus belangrijk en/of urgent zijn, kom je in totaal op vier categorieën uit. Dit heet de Eisenhower matrix die hieronder te zien is.

Eisenhower was een Amerikaanse oorlogs-presidenten die het pas echt druk had. Hij zei: “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.”

Zijn beste strategieën voor productiviteit zijn:

1. Maak een lijst van al je taken, stel prioriteiten volgens de matrix.

Urgente taken zijn die taken die op zeer korte termijn moeten gebeuren. Ervaring leert dat de meeste mensen die taken zelf toch wel uitvoeren. De uitvoer van belangrijke maar niet urgente taken lijden daar onder, die schuiven op. Belangrijke taken kunnen van alles zijn. Het schrijven van het afdelings-plan met doelen voor het nieuwe jaar, het up-to-date houden van je expertise, het nagaan of voor jezelf beginnen niet echt een serieuze optie is, sporten of misschien een cursus volgen. Vaak is het vooral het bouwen van iets nieuws dat tijd kost. Het maken van meer. Van één naar twee marshmallows of het bedenken van een systeem voor marshmallow productie. De crux: plan tijd hiervoor.

2. Blokkeer tijd in je agenda voor jouw belangrijke zaken en verdedig deze als een pitbull.

Het lastige van de uitvoer van niet-urgente maar belangrijke taken is dat de beloning pas later ontstaat. Tijdens het bedenken en schrijven van een plan heb je geen direct resultaat. Plan dus tijd voor een benen-op-tafelsessie. Stil staan bij wat er echt toe doet, het klinkt zo simpel. In de praktijk werkt dit goed als iemand anders je hiermee op regelmatige basis helpt en vragen stelt. “Waar wil je over 3 jaar staan? Wat zou je willen bereiken waar je trots en tevreden over zal zijn?” Je staat dan stil bij een toekomst die je aantrekt en juist dat haalt je over die hobbel heen van gebrek aan directe beloning.

3. Delegeer urgente, niet-belangrijke taken.

Urgente taken zijn juist het tegenovergestelde; die vragen om directe actie en zijn niet gebaat bij uitstel. Dit zijn de ‘to do’s’ die schreeuwen: “Actie? Nu!”. Denk aan crisis en deadlines. Ook hierbij zijn we dus geneigd om het toch maar even snel zelf te doen. Uitvoer hiervan zorgt dat alles draaiende blijft. De vraag of jij deze taak moet doen is cruciaal. Dragen ze bij aan jouw doel of missie? Is het antwoord: “Nee”? Delegeer dan deze urgente maar niet belangrijke taak. Vaak kost dat in het begin even extra uitleg en op korte termijn lijkt het dus je eigen productiviteit in de weg te staan. Na een tijd pluk je pas de vruchten als je merkt dat anderen voor je aan de slag zijn. Dan ontstaat meer tijd en gevoel van ruimte waar je naar op zoek bent.

4. Laat dat aapje zitten waar hij zit.

De volgende keer dat iemand weer met een aapje komt. Stop met pleasen en durf ‘n keer nee te verkopen. Je zult zien dat anderen hierdoor ook zelf productiever worden.

En ten slotte. Als je iemand vraagt waarvan hij écht gelukkig zou worden en wat zijn belangrijke, niet-urgente taken zijn, dan komen die lijstjes vaak overeen. Gelukkig zijn is dus zo simpel als het uitvoeren van de belangrijke taken die alleen jij kan doen en bijdragen aan jouw doel.

Al met al is mijn advies heel simpel. Zeg nee tegen anderen, en ja tegen jezelf. Het begint vandaag. Dit is jouw dag, dit is jouw jaar!

 

In onze training ‘Momentum’ creëren we de context om belangrijke keuzes te maken. De meeste mensen lukt dat erg slecht, terwijl de gewone drukke tredmolen doordraait. We bieden met deze unieke training voor persoonlijke ontwikkeling en leiderschap juist wél die ruimte die soms nodig is voor een andere manier van handelen en communiceren met jezelf en anderen. Lees hier wat anderen deelnemers vertellen over hun ervaringen na deelname aan Momentum.

Meer bereiken met minder energie

/in /by

Ik gok dat 75% van de werkenden regelmatig stress ervaart, niet leidend tot ziekte maar wel zeker tot ineffectiviteit. 1 miljoen Nederlanders hebben zelfs last van burn-out klachten. Jaarlijks worden zo’n 7.500.000 verzuimdagen opgenomen door werkstress.

Mijn definitie van stress is wanneer behoeften onvoldoende vervuld worden en contraproductief gedrag optreedt. Belemmerend voor output en werkplezier. Mensen hebben een potentieel aan bijvoorbeeld creativiteit, besluitvaardigheid en communicatieve wendbaarheid. Onder druk ontstaat tunnelvisie of besluiteloosheid en goedbedoelde suggesties komen te bot of juist te wollig over.

Hoe reageer jij op druk?

Veel cliënten zijn ambitieus en resultaatgericht en drukken vaak daardoor het gas te lang in. Gek genoeg remmen zij zichzelf en anderen hierdoor. De afgelopen tijd ben ik samen met mijn vrouw en kinderen ‘n paar maanden op reis geweest in Thailand en Australië. Juist doordat ik zo echt afstand heb kunnen nemen zie ik nog scherper hoe gewend we zijn geraakt aan continu ‘aan’ staan.

Het inspireerde me om een korte powercoaching – ik noem ze MindMoments – te maken over hoe je meer bereikt met minder energie. Hierin leg ik kort uit hoe stress werkt en wat je kunt doen om je eigen valkuilen te voorkomen. In het moment even het gas er af.

Je energie optimaal besteed. Duurzaam gedrag dus.

Take your run on the meadow

/in /by

More than a decade ago I worked for a boss for the last time.

I was young, ambitious and eager to prove myself. My drive for growth and entrepreneurship however, was stuck in a corporate story. My colleagues told me: “Here you will find the best opportunities, that you will not find outside as a self-employed trainer”.

And in the beginning I listened and believed them. At a certain moment I was training freelance trainers in programmes that I developed, who stepped into their client’s offices with bigger smiles than me.

The final push was taking part in yet another appraisal meeting soap.

My manager, who – with good intentions – tried to give me advice on how to develop myself, without having been present in my trainings. My last thought, that kept me from taking the action to start my own company, was the concept ‘that I needed a business plan’. This idea of ‘no business plan, no business’ provided me with some social proof, but was just me being afraid.

Wrapping my fear up in a sophisticated sounding story.

Taking real action in line with our dreams will confront our fears and doubts. Fear of uncertainty that goes along with a new step. Not knowing for sure that you possess the qualities that are needed to guarantee success.

Supporters for your doubts will show up easily, warning you of the risks involved and the stories that are proof of failed endeavours. All these reasons, thoughts and advises find their origins in the soil of keeping things the same. It bonds and seems to be ‘oh so wise and safe’.

When I decided to start my business, someone blamed me for lack of loyalty and I was told: “That it would be a waste of my talent.”

Often I now ask others: ”What do you already know that you need to do, that you procrastinate (out of fear)?” People have answers and stories, they know what they should be doing, but their thinking stops them. The knowing is insufficient, knowledge without action is talking bubbles.

That’s why I like the saying: “The universe applauds action, not thought”  so much.

In Barbara Sher’s Ted talk below, she explains this brilliantly with the following example.

Imagine you find a young horse on the street. You take her home and raise her comfortably in your basement. You feed her well, you nourish her, let her watch TV and dress her warmly.

The horse grows up without needing anything. However, she is not happy. When you ask her why she is unhappy, she would not know why.

If you take the horse outside on to the meadow and she gallops freely. Only then she will know what she was looking for.

The video (9 minutes) is a bit old, allow yourself a few moments to get into it.

Let the reins go and take your run on the meadow.

Roeland